Soạn thảo văn bản là một kỹ năng cần thiết và quan trọng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả học tập, nghiên cứu, công việc và giao tiếp cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng viết được một bài văn hay và sáng tạo một cách dễ dàng. Việc lựa chọn từ ngữ, cấu trúc câu, cách sắp xếp ý tưởng và trình bày chúng đều cần được quan tâm và chăm sóc kỹ lưỡng để có thể truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các kỹ năng cơ bản trong soạn thảo văn bản và cách để cải thiện khả năng viết của chúng ta.
Nội dung
1. Soạn thảo văn bản là gì?
Soạn thảo văn bản được giải thích theo hai cách khác nhau. Thứ nhất, nó là một trong những kỹ năng cơ bản của tin học văn phòng mà không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực. Thứ hai, nó là một ứng dụng cho phép người dùng thực hiện các thao tác liên quan đến việc gõ, nhập, sửa đổi và thay thế văn bản.
2. Các bước soạn thảo văn bản đúng chuẩn
2.1. Khởi động bộ gõ tiếng Việt
Bảng mã Unikey là một trong những lựa chọn phổ biến nhất cho việc sử dụng bộ gõ phím Tiếng Việt khi soạn thảo văn bản trên máy tính. Với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex, người dùng có thể tận dụng được tốc độ gõ nhanh hơn và tránh gặp phải các lỗi font chữ. Ngoài ra, trong bảng mã VNI Windows cũng cung cấp kiểu gõ VNI để người dùng lựa chọn. Sử dụng bảng mã phù hợp sẽ giúp người dùng dễ dàng thao tác và tăng hiệu suất khi soạn thảo văn bản trên máy tính.
2.2. Hiệu chỉnh chức năng trên thanh Ribbon
Thanh Ribbon chứa rất nhiều chức năng rất cần thiết cho việc trình bày
- Home: chỉnh lại các yếu tố: cỡ chữ, kiểu chữ, font chữ, căn lề.
- Insert: Thực hiện các thao tác chèn hình ảnh, bảng biểu và đồ thị.
- Page Layout: Chỉnh lề, hướng giấy (ngang, dọc), bố cục văn bản.
- References: Chèn mục lục, tiêu đề của bảng biểu, đồ thị.
- Mailings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
- Review: Chỉnh sửa và bình luận trên tài liệu.
- View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.
2.3. Thiết lập lại File Word
Để đảm bảo rằng văn bản của bạn đáp ứng chuẩn mực, trước khi bắt đầu soạn thảo, cần phải hiểu rõ và áp dụng đúng các quy tắc thiết lập tài liệu trong Word. Dưới đây là một số bước căn bản để thiết lập tài liệu Word:
Bước 1: Thiết lập lại đơn vị tính mặc định của Word là Inches thành Centimeters (cm) bằng cách:
Vào File
Chọn Options
Chọn Advanced, trong mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm).
Bước 2: Thực hiện chỉnh lại khổ giấy như sau:
Nhấn vào Layout, Chọn Page Setup, Click vào Size, Chọn khổ giấy A4.
Bước 3: Thực hiện Căn lề văn bản theo đúng quy định
Nhấn vào Layout, Chọn Page Setup, Click vào Margins, Chọn Custom Margins...
Khi hộp thoại Margins xuất hiện, chúng ta căn lề theo “Tiêu chuẩn vàng” ở 4 vị trí Top (trên) > Bottom (dưới) > Left (trái) > Right (phải) là 2-2-3-2.
Bên cạnh, tùy cách sử dụng và loại văn bản mà bạn có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình theo Chiều ngang (Landscape) hoặc Chiều dọc (Portrait).
Bước 4: Tiếp đến là font chữ và cỡ chữ. Theo quy định, Font chữ đúng chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ đúng chuẩn là 13 hoặc 14.
Lưu ý: Việc lựa chọn font chữ và cỡ chữ phù hợp là rất quan trọng để tạo ra một văn bản đẹp và hoàn chỉnh, tùy thuộc vào hoàn cảnh sử dụng. Ngoài ra, sau khi soạn thảo xong, chúng ta cần kiểm tra lại font chữ và cỡ chữ để đảm bảo không bị lỗi.
Bước 5: Tiếp đến, quá trình soạn thảo bắt đầu, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn hãy thực hiện giãn cách dòng cho văn bản.
Nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản, click vào ô Line and Paragraph Spacing.
Ở ô Line Spacing chọn 1,5 inches.
Bước 6: Căn đều văn bản sang 2 bên.
Bước 7: Lưu File lại và kết thúc.
3. Quy định bố cục soạn thảo văn bản
4. Lưu ý khi soạn thảo văn bản
4.1. Sử dụng Font chữ Times New Roman
Các văn bản được quy định theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP phải sử dụng phông chữ Times New Roman Tiếng Việt và mã ký tự Unicode.
Để phù hợp với vị trí và thành phần của văn bản, người ta sẽ lựa chọn cỡ chữ và kiểu chữ nhất định để sử dụng.
4.2. Soạn thảo trên khổ A4
Việc soạn thảo các văn bản hành chính, công vụ là bắt buộc phải sử dụng trang tính A4 với kích thước 210mm x 297mm. Thông thường, chúng ta trình bày văn bản theo chiều dài của khổ giấy, tuy nhiên nếu có sử dụng bảng hoặc biểu, chúng ta cần trình bày theo chiều ngang của khổ giấy mà không cần phải làm thành phụ lục riêng.
4.3. Cách đánh số trang
Theo quy định, số trang phải được đặt ở giữa phần trên của văn bản, bắt đầu từ số 1, sử dụng cỡ chữ chuẩn là 13 và 14, sử dụng kiểu chữ dọc và không hiển thị số trang trên trang đầu tiên.
4.4. Ghi rõ thông tin cơ quan chủ quản
Việc ghi rõ tên chính thức và đầy đủ của cơ quan tổ chức, hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản là rất quan trọng. Trong mục tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, ta cần bao gồm ba thông tin cơ bản: tên của cơ quan hoặc tổ chức chủ quản trực tiếp, và tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản. Việc làm này sẽ giúp cho người đọc có thể xác định được nguồn gốc và tính chính xác của văn bản, từ đó có thể đánh giá và sử dụng nó một cách chính xác và hiệu quả.
- Theo quy định bắt buộc, tên cơ quan chủ quản trực tiếp của địa phương cần phải được bổ sung thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đặt trụ sở. Tên của cơ quan này cần được viết bằng chữ in hoa đứng và cỡ chữ tối thiểu là 12 đến 13.
Để đánh dấu tên cơ quan ban hành văn bản, ta cần sử dụng chữ in hoa, in đậm, đặt nó ở giữa phía dưới của tên cơ quan chủ quản, với kích thước chữ từ 12 đến 13 và đứng trên cùng một dòng.
Một số từ ngữ thông dụng có ký hiệu viết tắt:
- Nghị quyết (cá biệt): NQ
- Quyết định (cá biệt): QĐ
- Chỉ thị (cá biệt): CT
- Quy chế: QC
- Quy định: QyĐ
- Thông cáo: TC
- Thông báo: TB
- Hướng dẫn: HD
- Chương trình: CTr
- Kế hoạch: KH
- Phương án: PA
- Đề án: ĐA
- Dự án: DA
- report: BC
- Biên bản: BB
- Tờ trình: TTr
- Hợp đồng: HĐ
- Công văn
- Công điện: CĐ
- Bản ghi nhớ: GN
- Bản cam kết: CK
- Bản thỏa thuận : TTh
- Giấy chứng nhận: CN
- Giấy ủy quyền: UQ
- Giấy mời: GM
- Giấy giới thiệu: GT
- Giấy nghỉ phép: NP
- Giấy đi đường: ĐĐ
- Giấy biên nhận hồ sơ: BN
- Phiếu gửi: PG
- Phiếu chuyển: PC
- Thư công
5. Tên loại và trích yếu văn bản
Trong quá trình ban hành văn bản, cơ quan tổ chức cần phải xác định và ghi rõ tên loại văn bản để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của nội dung. Loại văn bản này thường được định nghĩa và ghi rõ trong quy định và hướng dẫn liên quan đến công việc của cơ quan đó. Việc xác định đúng tên loại văn bản giúp cho người đọc có thể hiểu rõ được mục đích và nội dung của văn bản một cách chính xác.
Sau khi hoàn tất văn bản, tổ chức ban hành sẽ tóm tắt toàn bộ nội dung bằng một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn, được gọi là trích yếu nội dung.
- Để đảm bảo sự trang trọng và dễ đọc của văn bản, tên loại và trích yếu thường được canh giữa theo chiều ngang. Tên loại nên được viết bằng chữ in hoa, in đậm và có kích thước từ 13 đến 14, được sắp xếp dọc theo trục đứng. Việc tuân thủ các quy tắc này sẽ giúp tăng tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp.
- Bên dưới tên loại văn bản, chúng ta thường đặt trích yếu nội dung của văn bản bằng chữ thường, in đậm, với cỡ chữ từ 13 đến 14, theo quy định. Phía dưới trích yếu, cần đặt đường kẻ ngang có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và cân đối với dòng chữ.
6. Chữ ký xác nhận
Có 2 loại chữ ký:
Chữ ký của người có thẩm quyền vừa được nghị định mới bổ sung.
Theo quy định, chữ ký số của người có thẩm quyền được in (viết) trên văn bản giấy dưới dạng hình ảnh có định dạng Portable Network Graphics (.png), màu xanh và có màu nền trong suốt. Vị trí chữ ký được đặt ở giữa chức danh và họ tên của người ký.
Thứ 2 là Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:
- Nội dung kèm theo được đính kèm trong cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử. Tuy nhiên, chỉ có văn bản chính được ký số, còn văn bản kèm theo thì không.
- Để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của nội dung văn bản điện tử, khi đưa vào văn bản kèm theo phải có chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức tương ứng. Vị trí của chữ ký số nằm ở góc trên bên phải, trên trang đầu của văn bản kèm theo.
Việc trình bày hình ảnh và chữ ký số của cơ quan tổ chức yêu cầu sử dụng hình ảnh chính xác của dấu mộc được in lên văn bản, có màu đỏ và kích thước thật của dấu. Định dạng của hình ảnh phải là đuôi png và nằm trên khoảng ⅓ chữ ký của người có thẩm quyền. Ngoài ra, hình ảnh và chữ ký số nên được căn chỉnh lệch về bên trái.
7. Kết luận
Trên đây là một số kỹ năng cơ bản trong soạn thảo văn bản mà chúng ta nên quan tâm và cải thiện để có thể truyền đạt ý tưởng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để trở thành một nhà văn hay một người viết chuyên nghiệp thì đòi hỏi chúng ta phải luôn cập nhật kiến thức, rèn luyện khả năng viết và thực hành nhiều. Hy vọng với những kiến thức cơ bản và lời khuyên trên, chúng ta sẽ trở nên tự tin và thành công hơn trong việc của mình.
Các bài viết liên quan: PhanMemVietNam.Com -> Thủ Thuật
