Biểu mẫu là gì? Cách tạo biểu mẫu và làm việc với biểu mẫu

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường phải đối mặt với việc điền đầy các biểu mẫu khác nhau, từ đơn xin việc, đơn xin visa cho đến các biểu mẫu thủ tục hành chính. Những biểu mẫu này có thể đơn giản hoặc phức tạp, tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của từng loại biểu mẫu. Vậy, biểu mẫu là gì và tại sao chúng lại quan trọng trong cuộc sống của chúng ta? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

1. Biểu mẫu là gì?

Biểu mẫu là một loại đối tượng được sử dụng để nhập và hiển thị dữ liệu một cách trực quan và có hệ thống. Chúng có thể được sử dụng để thực hiện các chức năng trong một ứng dụng hoặc giúp thuận tiện trong việc thống kê dữ liệu. Tóm lại, biểu mẫu là một công cụ hữu ích cho việc quản lý và xử lý dữ liệu.

Trong Microsoft Access, biểu mẫu là một công cụ quan trọng giúp người dùng tạo giao diện để quản lý và truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Biểu mẫu cho phép người dùng hiển thị dữ liệu một cách trực quan và dễ dàng để nhập và chỉnh sửa các thông tin trong cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, các tính năng của biểu mẫu còn giúp tăng tính tương tác và sự tiện lợi cho người dùng trong quá trình quản lý và sử dụng dữ liệu..

Những nút lệnh này được tạo ra và thiết kế bởi những người chuyên môn trong lĩnh vực thiết kế hoặc lập trình để giúp người sử dụng có thể thao tác dễ dàng với biểu mẫu.

Biểu mẫu hay còn gọi là Form trong Access được tạo ra theo 2 cách:

• Sử dụng Form Wizard: Tạo biểu mẫu là một việc làm quan trọng và thường xuyên trong các hoạt động của chúng ta. Tuy nhiên, việc tạo biểu mẫu đòi hỏi nhiều công sức và kỹ năng để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và nhu cầu của người dùng. Mặc dù có rất nhiều công cụ hỗ trợ tạo biểu mẫu trực tuyến nhưng vẫn có những hạn chế và khó khăn trong quá trình sử dụng. Hãy cùng điểm qua các hạn chế đó trong bài viết sau đây.
• Sử dụng Form Design View: Công cụ này được thiết kế để tạo ra các biểu mẫu chuyên nghiệp và linh hoạt, đáp ứng các nhu cầu khác nhau của người dùng. Nó cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và tùy chọn để tạo ra các biểu mẫu phù hợp với mục đích sử dụng, từ các biểu mẫu đơn giản đến những biểu mẫu phức tạp.

2. Chức năng chính của biểu mẫu là gì?

Biểu mẫu là một công cụ quan trọng để thu thập, quản lý và hiển thị dữ liệu trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp người dùng nhập liệu một cách dễ dàng và chính xác hơn. Trong Access, việc tạo biểu mẫu là một tính năng quan trọng giúp người dùng quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Ngoài ra, Access còn có nhiều ưu điểm khi tạo biểu mẫu như:

• Nhập dữ liệu cho 1 hay nhiều trường, nhiều bảng khác nhau
• Lọc dữ liệu dễ dàng
• Cung cấp giao diện gần gũi, thân thiện
• Điều khiển để thực thi chương trình

3. Cấu trúc biểu mẫu

Một biểu mẫu (form) có 3 thành phần chính: Header (phần đầu form), Detail (chi tiết, nội dung form) và Footer (phần kết xuất hiện cuối form).

Bên cạnh việc điền thông tin vào các biểu mẫu, để có thể làm được điều đó, bạn cần phải nắm rõ cấu trúc của biểu mẫu, trong đó các thành phần xuất hiện được gọi là các điều khiển (controls). Các điều khiển này thường được phân thành ba loại chính, bao gồm:

• Điều khiển bị buộc (Bound Control): là điều khiển lấy nguồn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu
• Điều khiển không bị buộc (Unbound Control): thông tin của biểu mẫu không bị gắn với nguồn dữ liệu.
• Điều khiển tính toán được: giá trị của điều khiển này được tính toàn từ những giá trị khác.

4. Cách làm việc với biểu mẫu

4.1. Tạo mới biểu mẫu

• Cách 1: Nháy đúp vào mục chọn Create Form in Design View trong ứng dụng để bạn tự thiết kế và tạo form mới
• Cách 2: Nháy đúp vào mục chọn Create Form by Using Wizard trong ứng dụng để dùng thuật sĩ tạo sẵn biểu mẫu theo chế độ mặc định

Nếu bạn muốn kết hợp giữa việc sử dụng thuật sĩ và thiết kế biểu mẫu theo ý mình, có thể thực hiện theo các bước sau: trước tiên, nhấn đúp vào Create Form by Using Wizard, sau đó chọn bảng hoặc mẫu hỏi (Tables/Queries) trong hộp thoại Form Wizard. Tại đây, bạn có thể dễ dàng thêm các trường vào biểu mẫu từ ô Available Fields và bắt đầu thiết kế biểu mẫu của mình bằng cách nhấn Next.

4.2. Thay đổi trong chế độ thiết kế

Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu sẵn có bằng cách mở biểu mẫu và chuyển sang chế độ thiết kế để chỉnh sửa hình thức, chi tiết. Tùy theo tính năng và độ phức tạp của biểu mẫu, bạn có thể thực hiện các công việc như thêm, xóa hoặc sửa đổi các trường thông tin, định dạng bố cục, font chữ, kích thước và màu sắc. Qua đó, bạn có thể tạo ra các biểu mẫu độc đáo, phù hợp với mục đích sử dụng của mình.

• Thay đổi tiêu đề
• Thay đổi phông chữ
• Thay đổi kích thước trường (fields) bằng cách trỏ vào ô trường đến khi hiện mũi tên 2 đầu vào kéo dãn, thu phóng kích thước
• Di chuyển vị trí các trường bằng cách đưa con trỏ chuột vào trường và xuất hiện biểu tượng bàn tay

Sau khi bạn thực hiện xong các thay đổi cần thiết, hãy nhấn lưu để lưu lại biểu mẫu.

5. Biểu mẫu có bao nhiêu chế độ?

Có 2 chế độ làm việc với biểu mẫu: chế độ biểu mẫu và chế độ thiết kế

5.1. Chế độ biểu mẫu

Bạn có thể dễ dàng truy cập chế độ biểu mẫu trên nhiều ứng dụng và phần mềm khác nhau, đặc biệt là trong các ứng dụng liên quan đến việc quản lý dữ liệu. Chế độ này thường có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cho phép người dùng cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện. Để mở chế độ biểu mẫu, người dùng có thể sử dụng các phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào tính năng và thiết kế của từng ứng dụng.

• Cách 1: Nháy đúp chọn biểu mẫu có sẵn
• Cách 2: Chọn biểu mẫu rồi nháy nút
• Cách 3: Nếu trong ở chế độ thiết kế, bạn hãy click chọn Form View

5.2. Chế độ thiết kế

Chế độ thiết kế là một trong những chế độ phổ biến khi làm việc với biểu mẫu, đặc biệt khi người dùng muốn thực hiện tùy chỉnh thiết kế, bố trí, sắp xếp và nội dung của các mẫu hỏi. Với chế độ thiết kế, bạn có thể:

• Thêm/xóa, thay đổi kích thước, vị trí các trường dữ liệu;
• Định dạng phông chữ, kích thước chữ cho tiêu đề, nội dung trường dữ liệu;
• Tạo ra những nút lệnh như đóng form, di chuyển đến bản ghi đầu hoặc bản ghi cuối để người dùng thuận tiện hơn trong việc thao tác với dữ liệu

Để chuyển sang chế độ thiết kế, bạn có thể làm theo 2 cách sau:

• Cách 1: Chọn biểu mẫu rồi nháy nút
• Cách 2: Nháy nút nếu đang ở chế độ biểu mẫu

6. Cách tạo biểu mẫu làm việc

Nếu cần một biểu mẫu cho công việc hay cho bất cứ việc gì, bạn có thể làm theo 2 cách đơn giản sau:

• Cách 1: Nháy đúp vào tùy chọn Create Form by Design View (tự thiết kế)
• Cách 2: Nháy đúp vào tùy chọn Create Form by Using Wizard (sử dụng thuật sĩ)

Ngoài ra, bạn cũng có thể kết hợp 2 cách trên theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Nhấn chọn Form Wizard
• Bước 2: Trong hộp Form Wizard: Chọn bảng hoặc mẫu hỏi (từ mục Tables/Queries) > Chọn các trường để đưa vào mẫu hỏi từ mục Available Fields > Nhấn Next để tiếp tục.

7. Kết luận

Tóm lại, biểu mẫu là một công cụ không thể thiếu trong cuộc sống và là cách tiếp cận tiện lợi để thu thập thông tin từ người dùng. Từ đơn xin việc, đơn xin visa đến các biểu mẫu thủ tục hành chính, biểu mẫu đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các thủ tục và tránh được sự nhầm lẫn trong việc thu thập thông tin.