Google Meet là một trong những nền tảng hội nghị trực tuyến được sử dụng phổ biến nhờ tính năng tiện lợi và đơn giản. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách điểm danh trên Google Meet để quản lý cuộc họp hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về chi tiết và tận dụng tính năng này để tối ưu hóa công việc của mình.
Nội dung
1. Điểm danh với Google Meet Attendance Tracker
Chúng ta sẽ khám phá cách điểm danh trên Google Meet một cách đơn giản và hiệu quả thông qua công cụ Google Meet Attendance Tracker. Sử dụng công cụ này để tự động ghi nhận danh sách tham dự cuộc họp, tiết kiệm thời gian và giúp quản lý cuộc họp hiệu quả hơn.
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải cài đặt tiện ích Google Meet Attendance Tracker trên cửa hàng tiện ích của Chrome -> sau đó bạn hãy bấm chọn Thêm vào Chrome -> chọn vào Thêm tiện ích.
Bước 2: Sau đó hãy tạo lớp học, buổi họp online trên Google Meet -> tiếp đến hãy bấm chọn vào Track Attendance để tiến hành điểm danh các tài khoản tham gia online trên Google Meet nhé.
Bước 3: Kế đến, bấm chọn vào Click To Generate Report để dừng việc điểm danh.
Bước 4: Nhấn vào mục Xem report để xem danh sách những người đã tham gia vào phòng họp online của bạn.
Bạn có thể chọn Tải Xuống để tải về dạng PDF danh sách điểm danh của mình về máy.
2. Cách điểm danh trên Google Meet qua Meet Attendance
Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách sử dụng Meet Attendance để điểm danh trên Google Meet. Quá trình điểm danh sẽ bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Đầu tiên hãy cài đặt tiện ích Meet Attendance trên máy tính của mình tại cửa hàng Chrome -> bấm Thêm vào Chrome và chọn Thêm tiện ích khi xuất hiện hộp thoại xác nhận.
Bước 2: Sau khi đã tiến hành cài đặt xong thì giao diện tiện ích sẽ xuất hiện -> bạn hãy chọn Authorize Meet Attendance.
Bước 3: Hãy chọn tài khoản email mà bạn đang dùng để tổ chức buổi họp, lớp học của mình -> để cho tiện ích này truy cập vào Google Meet thì bạn cần bấm Allow để cho phép.
Bước 4: Sau khi bạn đã tham gia vào phòng mới tạo thì hãy bấm chọn mục Mọi người ở phía cuối trang để có thể hiển thị danh sách người giam gia vào phòng. Bạn có thể di chuyển trỏ chuột vào hình ô vuông có tích xanh.
Bước 5: Kế đến hãy nhấn vào mục Add Sheet hoặc là New Spreadsheet. Cụ thể trong đó:
- Add Sheet là điểm danh số người tham gia vào phòng ở thời điểm hiện tại.
- New Spreadsheet là điểm danh toàn bộ số người đã tham gia vào phòng.
Bước 6: Để xuất được file dữ liệu điểm danh thì bạn hãy bấm chọn vào biểu tượng hình ô vuông có dấu tích, lúc này File dữ liệu sẽ xuất thiện.
3. Cách điểm danh trên Google Meet tự động
Các tài khoản như Google Workspace Essentials, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Business Plus, Enterprise Essentials được trang bị tính năng điểm danh tự động trên Google Meet, tuy nhiên tính năng này không có sẵn trên tất cả các tài khoản.
Người dùng của Teaching and Learning Upgrade hoặc Google Workspace for Education Plus có thể tự động nhận được bản điểm danh cho các buổi họp với ít nhất 2 người tham gia. Sau khi buổi họp kết thúc, người tổ chức sẽ nhận được một email đính kèm bảng điểm danh Google Spreadsheet chứa các thông tin cụ thể như:
- Tên của người tham gia vào phòng.
- Email tài khoản tham gia vào phòng.
- Thời lượng người đã tham gia và có mặt trong cuộc gọi này, trong đó bao gồm thời gian tham gia lần đầu và thời điểm rời khỏi phòng.
- Nếu có người nào đó bị loại ra khỏi cuộc gọi, thì mốc thời gian sẽ được ghi lại thời điểm người đó rời khỏi phòng.
- Nếu người tham gia rời khỏi phòng nhiều lần, thì report sẽ không ghi lại những lần đó, nhưng sẽ tổng hợp thời lượng giam gia trong phòng phòng của người đó.
4. Kết luận
Như vậy, điểm danh trên Google Meet là một tính năng rất hữu ích để giúp người dùng kiểm soát số lượng người tham gia cuộc họp và quản lý cuộc họp hiệu quả hơn. Bằng cách sử dụng tính năng này, người dùng có thể biết được ai đã tham gia cuộc họp và ai đã vắng mặt. Điểm danh cũng giúp cho việc quản lý cuộc họp và lưu trữ thông tin của cuộc họp trở nên dễ dàng hơn.
